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Check-list: 8 signes indiquant que vous ne savez pas comment allouer du temps

alexander savina

Il semblerait que l’efficacité des compétences en gestion du temps soit évaluée très simple: si vous avez le temps de faire tout le travail dans les délais impartis ou si vous êtes capable d’accélérer dans une situation critique et de faire les tâches le plus rapidement possible, alors tout est en ordre. Mais parfois, les problèmes d'allocation de temps ne sont pas si évidents - par exemple, si vous avez le temps pour tout, mais de temps en temps, vous sentez que vous agissez à la limite des possibilités. Nous comprenons comment comprendre cela et comment réagir.

1

Vous ne pouvez pas estimer le temps que prendra votre action.

Si vous remarquez que vous êtes en retard pendant cinq à dix minutes (pour travailler, pour rencontrer des amis et où que vous soyez), le problème est peut-être que vous ne comprenez pas vraiment combien de temps vous avez pour tâches différentes. Cela se produit - vous semblez être sûr que le problème est simple et vous réalisez seulement à la fin que vous auriez besoin de dix minutes supplémentaires.

La bonne nouvelle est que vous pouvez faire face à ceci: si vous remarquez une propension à tout planifier en même temps, posez simplement deux fois sur chaque cas - ou au moins ces quinze minutes supplémentaires. De nombreuses personnes utilisent cette technique lors de la planification de leur journée de travail: n'oubliez pas qu'un cas de force majeure imprévu peut toujours être inséré dans une liste harmonieuse de tâches.

2

Vous n'avez pas de plan clair pour la journée.

Une liste de tâches est l’un des outils de gestion du temps les plus simples et les plus efficaces: vous pouvez ainsi facilement comprendre le temps que vous avez consacré aux tâches et où le système se bloque. Bien entendu, tout cela ne signifie pas que vous devez compter sur la journée jusqu'à la minute, mais au moins comprendre la liste des questions et réfléchir à quoi et dans quel ordre vous serez engagé est toujours utile.

Beaucoup au travail et à l'extérieur sont gênés par le sentiment qu'il y a trop de problèmes et que l'on ne sait pas lequel prendre en premier lieu. L'agenda ou le plan d'affaires résoudront ce problème et ajouteront des détails le jour même: la liste des objets me fait moins peur que le chaos dans ma tête.

3

Vous avez peur de déléguer

"Si vous voulez faire quelque chose de bien, faites-le vous-même" - une idée populaire, mais pas la plus productive: il y a toujours le risque de rassembler tant de choses que vous ne pouvez tout simplement pas gérer. Si vous êtes habitué à suivre le processus du début à la fin et que vous n'êtes pas prêt à laisser tomber le contrôle, mais que cela commence à nuire à la productivité, demandez-vous s'il est temps de déléguer une partie des tâches à quelqu'un d'autre.

Et si vous laissez tomber les questions de travail, vous n'êtes pas encore prêt, alors il est tout à fait possible de confier le nettoyage à quelqu'un d'autre et de ne pas cuisiner après une journée bien remplie - commandez de la nourriture à la maison. Le temps libre peut être consacré au repos - pour être plus productif le lendemain.

4

Vous ne donnez pas la priorité

Pour optimiser le temps, il ne suffit pas de comprendre ce que vous devez faire dans la journée, vous devez également évaluer ce qui est important à faire maintenant et ce qui peut attendre. «Très souvent, nous reportons des tâches importantes, celles qui nous font pression, en raison des efforts mentaux que nous devons déployer pour nous concentrer sur elles», a déclaré l'entraîneur Kimberly Medlock.

Il est plus facile de répondre à une douzaine de lettres, même si elles n'exigent pas de réaction urgente, que de préparer un rapport volumineux qui doit être soumis dès que possible - bien qu'il soit plus productif de prêter attention au second. Si tel est votre cas, essayez de reconsidérer les priorités: peu importe la difficulté à assumer l'essentiel du travail, vous serez certainement reconnaissant de l'avoir fait.

5

Vous essayez de faire dix choses à la fois.

Tous les experts ne considèrent pas le multitâche comme une si bonne idée. Et s’il est facile de gérer deux cas mécaniques (par exemple, écouter un podcast et simultanément), il est plus difficile de combiner deux actions qui requièrent une attention continue (par exemple, regarder une série télévisée et essayer de répondre à un courrier électronique en même temps). passer d'une tâche à une autre.

Contrairement à ce que la logique dicte, vous ferez probablement face à l'affaire plus rapidement si vous ne prêtez attention qu'à lui. Vous pouvez essayer la fameuse "technique de la tomate": démarrez un chronomètre pendant vingt-cinq minutes et ne vous laissez plus distraire par rien à ce moment-là: lorsque le temps est écoulé, vous pouvez faire une pause de cinq minutes.

Vous pouvez essayer des méthodes moins strictes - par exemple, pour allouer un temps spécifique à une tâche spécifique (le délai vous permet de travailler plus rapidement - l’essentiel est de ne pas trop forcer) ou simplement d’essayer de minimiser les stimuli externes. Commencez par un courrier électronique: au lieu de vous dépêcher de vérifier toutes les demi-heures, réservez quelques minutes deux ou trois fois par jour.

6

Vous ne vous relaxez pas

Après les années d’études, beaucoup devront faire face à une découverte difficile: ne dormez pas toute la nuit, puis, comme si de rien n'était, ils ne peuvent plus faire d’affaires. Vous avez probablement vous-même remarqué que les jours où vous ne dormiez pas ou que vous deveniez très fatigué, vous êtes distrait plus souvent et le travail est beaucoup plus lent que vous ne le pourriez.

Dans de tels cas, il y a toujours un risque de tomber dans une ornière dangereuse si vous réalisez que vous avez très peu fait le jour et que vous terminez le travail tard le soir - pour ne pas dormir suffisamment et travailler moins que vous ne le pourriez. Si vous vous en prenez à cela, sachez que la meilleure aide de la productivité est un bon rêve (n'oubliez pas son hygiène!).

7

Vous ne savez pas comment dire non

Trop de tâches sont tout simplement impossibles à accomplir: si vous essayez de tout faire en même temps, à un certain stade, vous devrez peut-être renoncer à la qualité ou aux conditions. Il y a toujours des gens autour de vous qui demandent une faveur ou un service, il vous semble qu'il n'y a rien de mal avec une petite entreprise - jusqu'à ce que vous réalisiez que de nombreuses demandes interfèrent avec la vôtre, beaucoup plus importantes pour vous.

Il est aussi facile de surestimer le nombre de tâches que vous êtes capable d'assumer, ainsi que de vous tromper dans le temps qu'il vous faut - et tout cela, à son tour, peut conduire à l'épuisement professionnel. C'est pourquoi il est si important d'apprendre à dire «non» à temps: il vaut mieux refuser immédiatement de faire quelque chose que de respecter les délais, de tout faire mal ou tout simplement de s'épuiser.

8

Vous essayez de refaire votre rythme

Le conseil le plus souvent exprimé en matière de productivité est le suivant: «Il suffit de se lever tôt et de faire plus le matin» - c'est ce que supposent Anna Wintour, Tim Cook et Richard Branson. Peut-être inspirés par leur exemple, vous vous levez à cinq heures du matin pour vous entraîner, rencontrer votre petite amie au petit-déjeuner et être à la table de travail déjà à neuf heures - mais au lieu de joie et de volonté de mettre fin rapidement aux choses, vous vous sentez débordé et fatigué.

Malheureusement, il n’existe pas de recette universelle pour la productivité. Il est possible qu'il soit plus facile pour vous de vous entraîner et de rencontrer des amis non pas tôt le matin, mais le soir après le travail - et votre productivité ne sera pas maximale à 9 heures du matin, mais à trois heures de l'après-midi, après une pause de midi. Au lieu d'essayer de devenir une alouette, écoutez le corps - vous vous sentirez beaucoup mieux.

Photos: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.fr

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