Etiquette en ligne: Comment devenir la reine de la téléconférence et des appels sur Skype

En 2016, le travail à distance ne surprend personne - Selon une étude, 25 millions de travailleurs américains travaillent à domicile au moins une fois par mois. Les entreprises russes ne sont pas à la traîne - par exemple, VimpelCom a déclaré son intention de transférer jusqu'à 70% de ses employés vers des postes de travail à distance. Et bien que les messageries instantanées comme Slack assument la quasi-totalité des communications, les appels vidéo restent un outil important pour les brainstorms, les interviews et les planificateurs. Nous avons interrogé plusieurs dizaines de personnes à propos de leurs expériences d'appels vidéo et avons trouvé le meilleur moyen de mener des réunions.

Appel vidéo = réunion

Le travail à distance est perçu aussi sérieusement que 40 heures par semaine au bureau et les appels vidéo doivent être abordés de manière responsable. De plus, les personnes qui travaillent régulièrement en dehors du bureau soulignent que la capacité de faire la distinction entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle - par exemple, changer de tenue de travail et s'asseoir à la table au lieu de travailler en pyjama et à l'extérieur - est une condition nécessaire à l'efficacité. En conséquence, les règles d’étiquette s’appliquent aux réunions sur Skype et aux conversations dans des conversations conditionnées.

Certaines de ces règles sembleront évidentes, mais malheureusement, elles ne sont pas toujours appliquées. Tout d’abord, essayez de ne pas être en retard. Il n’ya rien de pire que d’attendre que quelqu'un discute sur Skype. Si vous êtes plus de deux, l’organisation d’une réunion peut ne prendre pas moins de temps que la conversation. N'oubliez pas de dire bonjour et, si nécessaire, présentez-vous. Rappelez-vous que pendant un appel vidéo, il est plus difficile de comprendre si l’autre personne a terminé la pensée, même avec un son et une vidéo parfaits, et essayez d’exprimer clairement la fin de la réplique.

Ameublement

Lorsque vous choisissez un lieu d’appel, assurez-vous que le niveau sonore n’interfère pas dans la conversation - et bien que les sons du café aident vraiment à la concentration (de nombreuses applications générant du bruit imitent cet effet), vos interlocuteurs seront probablement agacés: "Le pire de tous - les appels depuis un café bruyant avec une mauvaise connexion Internet. Vous ne pouvez rien distinguer, la connexion est également interrompue », observe Alexander, directeur de projet d'une startup technologique. Pour la même raison, il est préférable d'éviter les appels dans la rue ou dans les parcs.

Si vous restez à la maison, demandez à vos voisins de ne pas faire de bruit et de ne pas apparaître dans le cadre - vos collègues n’apprécieront probablement pas votre image d’un jeune blogueur vidéo que votre mère appelle à déjeuner lors de l’enregistrement du prochain tube. Bien sûr, il n’est pas nécessaire d’organiser le nettoyage de l’appel, mais il vaut la peine de choisir un fond propre qui ne gênera pas les gens de l’autre côté de l’écran: il est peu probable que la télévision, des montagnes de vêtements ou un déjeuner en ébullition aident à se concentrer. La même chose s'applique aux sons durs - les animaux et les petits enfants sont particulièrement dangereux ici, mais tout peut arriver: "C'était gênant de devoir éteindre rapidement l'horloge en se battant pendant un appel", explique Nikolay, rédacteur en chef de l'édition en ligne. .

Sélection de la plate-forme

Examiner attentivement le choix de la plate-forme. Bien que le dégoût de Skype soit en train de devenir un lieu commun, il reste l'outil le plus populaire pour les appels vidéo - 94% des répondants l'utilisent (bien qu'avec d'autres outils). Les autres options populaires sont Facebook Messenger, Google Hangouts et Slack, mais elles ne conviennent pas toujours. Par exemple, la fonctionnalité d'appel vidéo dans Slack n'est toujours pas disponible pour certaines équipes et Facebook ne prend pas en charge les appels vidéo à plusieurs interlocuteurs - uniquement l'audio. Dans tous les cas, il est préférable de discuter séparément du choix de la plate-forme et de trouver une option qui conviendra à tout le monde.

Fermez les applications qui utilisent votre connexion Internet (téléchargement de fichiers, par exemple) afin d’améliorer la qualité de la connexion. Si la plate-forme ne vous est pas familière, il est préférable de passer cinq minutes avant la réunion pour déterminer comment vérifier le son et où se trouve le bouton "muet". Ce dernier point est particulièrement important si plusieurs personnes participent à la conversation - appuyez sur le bouton "sourdine" chaque fois que vous avez fini de parler pour réduire le nombre de sons parasites.

Le meilleur moyen d'éviter les situations embarrassantes est de ne pas dire ce que l'autre personne ne doit pas entendre, ni pendant l'appel, ni immédiatement après. Mais si, pour une raison quelconque, cela n’est pas possible, assurez-vous de cliquer sur "muet" ou l’appel est vraiment terminé. "L'interlocuteur avait deux microphones - l'un intégré à la caméra, l'autre au casque. Au lieu d'appuyer sur le bouton" sourdine ", il a recouvert le microphone de la main - mais pas celui qui était nécessaire et j'ai entendu tout ce qui se disait en coulisse. "- rappelle l'un des participants à l'enquête.

Apparence

Malheureusement, la caméra vidéo intégrée à la plupart des ordinateurs portables peut transformer un monstre en personne, quelles que soient la qualité de son sommeil et son niveau de stress. Pour au moins minimiser cet effet, soyez attentif à l'éclairage - toute personne qui a au moins une fois pris un selfie de manière intuitive se rapproche des sources de lumière naturelle. Évitez l’éclairage zénithal; idéalement, vous avez besoin de deux sources de lumière situées derrière l’écran de chaque côté de vous, et une juste derrière vous.

Même si la caméra ne montre que votre visage et vos épaules, ne soyez pas paresseux pour changer votre short de maison en un truc plus formel - il y a toujours une chance pour vous de devoir éteindre l'horloge avec une bagarre (ou ouvrir la porte, ou vous verser de l'eau) pendant un appel. Faites attention aux gravures et aux grands ornements: ils peuvent être étrangement affichés à l'écran et distraire vos interlocuteurs.

Si, après avoir préparé les questions, exposés ou résumés, vous avez suffisamment de temps pour vous maquiller, même cinq minutes peuvent vous aider. «Adoptez le ton: pourquoi les gens de votre entourage ont-ils besoin de connaître vos nuits blanches?», Explique la maquilleuse Svetlana Shayda. Il est facile de faire croire que vous êtes en bonne santé et enthousiaste. L’interviewer portera une attention particulière aux lèvres - pour l’interview, il est préférable de différer les teintes rouges et de choisir un rouge à lèvres de tous les jours assorti au ton ou légèrement plus brillant que les lèvres. azatsya bleu ".

Quelle est la prochaine

Nous voulons vous rappeler que tous les conseils ci-dessus ne sont que des recommandations. Les étiquettes numériques changent très rapidement: la signature "Sincèrement" a longtemps été cédée à la signature "Envoyé depuis l'iPhone" et le point en fin de phrase provoquera beaucoup d'inquiétude chez vos interlocuteurs. Un jour, les réunions auront lieu en réalité virtuelle (ou nous parlerons avec des robots), et ce sera important - personne ne le sait. Par conséquent, vous devez vous fier à votre sens de la beauté et à votre compréhension pour traiter votre interlocuteur, même s'il ressemble à une figure de la LEGO et parle d'une voix impossible à distinguer.

La plupart des personnes que nous avons interrogées sont neutres à propos de la situation de l'autre côté de l'écran. Nous vous recommandons donc de prendre toutes les précautions qui s'imposent dans les situations qui nécessitent une formalité - par exemple, un entretien ou un entretien. Et pour une équipe qui travaille avec vous depuis plusieurs années, votre professionnalisme est beaucoup plus important que les antécédents.

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