Temporairement indisponible: pourquoi et comment appeler des personnes à l'ère des messageries instantanées

Il y a une vingtaine d'années la phrase "Composez-moi quand vous arrivez au chalet" causerait au moins l'étonnement. Les téléphones intelligents sont devenus un élément naturel et indispensable de nos mouvements: nous pouvons désormais être atteints partout, ce qui est un avantage considérable. Mais c’est aussi un inconvénient - nous pouvons maintenant être atteints partout. Nous avons commencé à traiter différemment les questions d'espace personnel et de communication d'entreprise: certaines personnes ont complètement cessé d'utiliser le téléphone pour leurs appels, les considérant comme indécentes, archaïques et inappropriées.

Les téléphones ont beaucoup changé dans nos vies et nous ont notamment permis de ne plus en parler. Il y a quelques années à peine, la question "Est-il poli d'appeler un collègue ou un partenaire commercial?" juste ne s'est pas posé. Voici son numéro, vous pouvez appeler de dix à six heures, s’il ne décroche pas le téléphone, cela signifie qu’il a dîné, qu’il retournera au travail et qu’il rappellera lorsqu’il aura entendu un message sur le répondeur. Et si nous n’avons pas un numéro de travail, mais un numéro de téléphone portable, est-il possible d’appeler alors? Et s'il travaille de la maison et qu'il a un petit enfant? Et s'il est en réunion? Peut-être est-il préférable d'envoyer d'abord des SMS? Ou même écrire sur Twitter? Aujourd'hui, une nouvelle étiquette téléphonique est née et les règles concernent non seulement les téléphones, mais également les messageries instantanées, les courriels et bien plus encore.

Voix ou texte?

Le rédacteur et éditeur de Business Insider, Nicholas Carlson, admet avoir lu la plupart des courriels via l'application de son smartphone et procéder ainsi: il donne une réponse très rapide et brève à 5% des courriels; si l'expéditeur est très important, rédige une lettre de réponse détaillée (1% des cas), envoie un message aux archives sans la lire (74% des cas), se donne généralement un jour ou deux pour réfléchir à la réponse (20% des cas). C’est-à-dire que la messagerie électronique est avant tout lente. Tout canal de communication comportant de nombreuses lettres n’est pas trop rapide.

Mais que se passe-t-il si vous devez trouver la solution de votre interlocuteur dès maintenant? Puis-je composer un numéro? Cyrus Stoller, consultant en affaires, estime que, puisque tout le monde utilise désormais des smartphones, nous devons élargir nos canaux de communication, mais les utiliser conformément à nos besoins. Il dit: "Voulez-vous obtenir une réponse de ma part dans trente minutes? Passez un appel téléphonique. Dans deux heures - écrivez un SMS. Dans la journée, envoyez un message par messagerie instantanée. Dans un jour ou plus tard, écrivez un e-mail." Au téléphone, il dit ce qui suit: «Lorsque vous composez mon numéro, vous pouvez être sûr à cent pour cent que je comprendrai exactement ce que vous voulez me dire et que j'ai reçu votre message. Si vous hésitez à m'arracher à ce que je fais, peut-être que ce n'est pas si important. "

Quand certainement pas appeler

Existe-t-il des règles lorsque vous pouvez et quand vous ne pouvez pas appeler? En fait, ils sont en train de se former et, comme à tout stade de transition, ils ne sont pas encore fixés. Une règle plus ou moins bien établie est la suivante: s'il ne s'agit pas d'une conversation très importante et urgente, il est préférable d'écrire en premier. Mais il y a des cas où il n'est définitivement pas utile de composer le numéro d'une personne pour des raisons professionnelles. Par exemple, si vous avez reçu un numéro de téléphone d'un ami (collègue) et que la personne qui vous l'a donné n'a pas précisé si un étranger peut appeler librement - et le numéro de la personne dont vous avez besoin n'est pas publiquement disponible. Dans ce cas, il est préférable de vérifier auprès de la source s'il est possible de s'y référer.

N'appelez pas si l'horloge est à plus de sept heures du soir. Oui, il est possible que ce soit la période de l'enfance pour vous et que vous commenciez tout juste à vous impliquer dans le flux de travail, mais beaucoup de gens préfèrent, à sept heures du soir, se débarrasser des questions de travail pour y revenir le lendemain matin.

N'appelez pas si la question qui vous intéresse nécessite une réflexion. Voulez-vous travailler pour notre entreprise? Combien êtes-vous prêt à payer pour nos services? Il est difficile de donner rapidement des réponses à ces questions, alors laissez à la personne le temps de réfléchir. Le courrier électronique convient le mieux à cette fin.

N'utilisez pas le téléphone si votre collègue ou partenaire est millénaire. Les jeunes employés admettent souvent qu’ils perçoivent un appel soudain, sans courrier électronique préalable, comme une invasion de leur espace personnel, et de nombreuses grandes entreprises ont complètement abandonné les téléphones sur les lieux de travail de leurs employés.

Quand est-il préférable d'utiliser le téléphone

D'accord, il y a des moments où vous ne pouvez pas vous passer d'un téléphone. Par exemple, si vous devez atteindre la structure d'état. Quelque chose vous dit que si vous les tweetez, vous devrez attendre longtemps pour obtenir une réponse. Très long

Appelez, si vous avez un problème très urgent et important et que vous n'êtes pas sûr que la personne réponde rapidement aux messages. Ou si votre collègue lui-même a déclaré que le téléphone était pour lui le canal de communication préféré. Dans un monde idéal, tout est comme cela - les gens se rencontrent et se disent: "Je m'appelle Alexander et j'aime être appelé et ne pas être posté sur Facebook." Ou vice-versa: "Je suis Tatiana, je déteste parler au téléphone avec des inconnus." De plus, cela vaut la peine de téléphoner si vous avez accepté d'appeler à un moment donné.

Que dire?

Très souvent, après avoir téléphoné à l'abonné, nous nous perdons, commençons à être confus dans les mots et même à oublier ce que nous voulions dire. Pour éviter cela, il est conseillé de garder un petit mémo en tête. Tout d'abord, présentez-vous. Lorsqu'une personne appelle pour la première fois une question commerciale, elle oublie souvent de donner son nom ou le nom de l'entreprise dans laquelle elle travaille, laissant l'interlocuteur dans un état de conquête. Dites simplement: "Bonjour, je m'appelle Ekaterina Ivanova, je suis de l'entreprise ..." Si vous vous êtes déjà rencontrés et que vous n'êtes pas sûr que la personne se soit souvenue de votre nom, dites-nous exactement où vous vous êtes croisé. Quelque chose comme: "Bon après-midi, c'est Marina, nous vous avons rencontré lors d'un petit-déjeuner d'affaires pour les courses de chiens."

Deuxièmement, précisez s’il est commode de parler à votre interlocuteur: il peut être à une conférence, à une réunion de travail, dans la salle de bain, après tout. Après vous être présenté et convaincu que vous êtes prêt à écouter, vous pouvez aller droit au but. Honnêtement, oubliez les questions de politesse telles que "Comment va votre chien?" Si vous n'êtes pas vétérinaire, bien sûr.

Comment parler?

Si vous avez vraiment besoin d’aimer la personne qui se trouve à l’autre bout de la tour de téléphonie cellulaire, utilisez des techniques très simples, mais efficaces. Pour commencer, souriez et restez assis comme ça tout au long de la conversation, même si votre mâchoire est fatiguée. Vous serez surpris de voir à quel point tout changera après cela - un sourire se fait toujours sentir dans une conversation téléphonique.

Deuxième technique importante - essayez de vous concentrer pleinement sur la conversation. Si Jules César était à votre place, il aurait réussi à écrire plusieurs lettres, à ouvrir une adresse IP et à convenir d'un petit-déjeuner d'affaires avec un collègue. Et je voudrais enfin convaincre l'interlocuteur qu'il est un mauvais maniaque, car les gens ont toujours le sentiment que vous ne leur accordez pas toute leur attention. Ne jouez pas au solitaire, n’écrivez pas d’e-mail, ne demandez pas à un collègue de vous acheter du café - consacrez-vous à la conversation pendant quelques minutes seulement.

Tout le monde connaît la troisième méthode, mais pour une raison quelconque, elle est rarement utilisée. Contactez la personne par son nom. Si vous appelez une organisation et que la voix mécanique vous dit: «Bonjour Elena, qu'est-ce que je peux vous aider?», Cela signifie que la personne au téléphone ne s'est pas encore réveillée, est plongée dans ses pensées et ne vous écoute pas. Dites: "Bonjour, Elena, et je m'appelle Anna", et vous verrez que cela fonctionnera comme un baiser sur Blanche-Neige - l'interlocuteur prendra vie.

Les courriels et les messageries instantanées donnaient aux personnes qui n'aimaient pas parler au téléphone (et il y en a beaucoup, beaucoup) la possibilité de les éviter. Et les appels téléphoniques eux-mêmes se sont quelque peu discrédités: de nombreuses personnes ne décrochaient plus le téléphone si un numéro de téléphone inconnu était reflété à l'écran: et si soudainement une publicité venait à nouveau?

Oui, nous joindre est maintenant beaucoup plus facile qu’il ya vingt ans. Encore plus facile qu'il y a quelques années, car le nombre de canaux de communication est en augmentation constante: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Ne répond pas aux messages du messager Facebook? Nous lui écrirons sur Twitter, appelons WhatsApp - et ainsi de suite jusqu'à ce que le smartphone de l'infortuné se détache de la vibration et n'abandonne pas ses nerfs. Parallèlement à l'augmentation du nombre de canaux de communication, l'étiquette de leur utilisation change également. Une fois, il était difficile d’imaginer que vous écriviez à une personne sur un problème lié au commerce sur Facebook, car les réseaux sociaux étaient exclusivement un espace personnel. Aujourd'hui, il est difficile d'imaginer que vous preniez et appeliez un étranger comme celui-ci si vous avez, par exemple, son adresse électronique.

Les règles sont nées maintenant. Peut-être que dans quelques années nous aurons une liste précise de messageries instantanées, obligatoire pour chaque type d’entreprise ou de poste, mais jusqu’à présent, cette liste n’existe pas, nous évoluons de manière intuitive. Les conversations téléphoniques n'ont toujours pas disparu, mais elles sont devenues beaucoup moins importantes - non pas parce qu'elles sont mauvaises ou gênantes, mais parce que les gens ont le choix. Et si vous ne supportez pas de parler au téléphone, peut-être que le moment est venu d'indiquer sur votre carte de visite professionnelle Skype, Telegram ou Twitter?

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