Dernier coup dur: comment gérer rapidement les affaires de travail

alexander savina

À la fin de la semaine (et à la fin de l'année aussi) notre seul désir est de traiter rapidement le travail et enfin de commencer à se reposer. Il existe une grande variété de livres et de manuels sur la gestion du temps - trouver ce qui vous convient n'est pas difficile. Pour ceux qui ne sont pas encore prêts à se pencher sérieusement sur la question, nous avons rassemblé quelques conseils et astuces qui vous aideront à gérer vos affaires plus rapidement et à vous rendre plus productif.

 

Ne cherche pas le multitâche

Le conseil simple que peu de gens suivent: pour faire face à une tâche vite et bien, il est préférable de le faire seul et, si possible, d’éliminer toutes les distractions. Tout le monde n’est pas capable de se concentrer aussi bien sur plusieurs choses en même temps, surtout si chacune d’elles requiert immersion et écoute, ce qui nuit à la qualité du travail.

Salles de discussion, messageries instantanées, courriels - tout cela est très distrayant. Pensez à la façon de vous débarrasser des distractions - par exemple, ne répondez pas immédiatement, dès qu'une notification concernant un nouveau message apparaît, enregistrez les tâches tierces qui surviennent pendant le travail pour les résoudre ultérieurement, ou regroupez des tâches similaires et réservez du temps pendant la journée. eux. Ce dernier permettra moins de distraction - vous n'aurez pas besoin de reconstruire d'un type de tâche à un autre. Pour suivre ce principe, une discipline et une endurance sérieuse seront nécessaires - mais le résultat ne sera pas long.

Planifiez votre journée de travail

La liste des tâches à effectuer est une technique simple qui simplifie considérablement le travail: vous pouvez estimer le nombre réel de tâches et définir des délais réalistes. Peu importe combien vous aimeriez croire en l'inverse, mais chaque tâche a un degré d'importance différent. Ainsi, lors de la planification de votre travail, définissez des priorités. Déterminez à quelle heure de la journée vous êtes le plus productif et essayez de résoudre les tâches les plus importantes et les plus difficiles en ce moment. Par exemple, beaucoup de gens sont plus habitués à commencer la journée en vérifiant leur courrier au travail, mais ce n’est pas toujours la meilleure solution. Si vous êtes le plus actif le matin avant de vous fatiguer et de perdre votre attention, il vaut mieux laisser ce moment-là pour les tâches les plus difficiles ou les plus créatives qui nécessitent de la concentration.

Les réunions peuvent souvent interrompre une journée - par exemple, si elles se tiennent quelques heures après le début de la journée de travail, pour lesquelles vous n’avez pas le temps d’achever au moins une tâche. Lorsque vous planifiez votre temps, demandez-vous si vous avez le temps de faire quelque chose avant et après les réunions ou entre elles - peut-être est-il plus facile de reporter la réunion pour la matinée? De plus, le travail est imprévisible et vous pouvez avoir des tâches imprévues à tout moment. Par conséquent, il est préférable que le programme de la journée ne soit pas très dense et que vous disposiez de suffisamment de temps pour des surprises - comptez 5 à 6 heures de travail continu.

Fixez-vous des délais - et serrez-les

L'une des raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas faire face à la tâche plus rapidement est l'absence de délai clair: le travail prend souvent tout le temps qui lui est imparti. Les délais pour les tâches difficiles sont particulièrement importants: très souvent, nous raccourcissons et rédigeons le travail sur une tâche difficile, car elle nous semble immense - une échéance claire contribue à la rendre plus compréhensible.

Pour commencer, essayez de réduire le travail sur une tâche pour laquelle vous passez habituellement plusieurs heures, pendant une demi-heure - peut-être que vous ne remarquerez pas vous-même comment gérer tout plus rapidement que d'habitude. C’est vrai qu’il est bon de faire attention ici - fixez-vous des délais réalistes (n’essayez pas de faire toute la journée de travail en deux heures) et ne vous imposez pas si vous ne pouvez pas gérer la tâche dans le temps imparti: vous ne travaillez pas dans un stress constant et sans panique.

Passez moins de temps avec des tâches sans importance.

Toutes les tâches professionnelles n’ont pas la même importance. Par conséquent, il ne vaut pas la peine de leur consacrer le même temps. Simon Reynolds, un mentor en entreprise, conseille de laisser dix minutes ou même moins pour les petites tâches: le plus souvent, elles ne nécessitent pas une performance parfaite, vous pouvez donc les donner pour des tâches plus importantes. Selon Reynolds, on peut gagner jusqu'à 90 minutes par jour. L'essentiel est d'essayer de réduire le temps consacré aux tâches plusieurs fois par jour. En outre, l’un des meilleurs moyens d’entrer dans le rythme au début de la journée de travail est d’effectuer une petite tâche (c’est important!) Et non la tâche la plus difficile. C'est comparable à l'entraînement du matin: vous vous sentirez mieux et pourrez faire d'autres choses.

Une autre technique utile - essayez de prendre des décisions en une minute. Nous passons souvent beaucoup de temps à y penser, mais les décisions ne sont pas toujours meilleures. Si vous remarquez que vous connaissez souvent la bonne décision, mais que vous prenez du temps, essayez de vous fixer un délai de 60 secondes.

Choisissez un schéma de gestion du temps approprié.

Il existe de nombreuses techniques pour vous aider à devenir plus productif et à mieux construire votre journée. L'essentiel est de trouver la vôtre. L'une des plus courantes est la "technique de la tomate" (son créateur a utilisé une minuterie sous la forme d'une tomate). Elle repose sur une logique simple: nous avons besoin de temps pour nous engager dans un travail et l’accomplir efficacement, ainsi que de temps pour nous reposer. "Technique de la tomate" implique que vous divisez votre travail en blocs - "tomates".

Vous devez définir une minuterie pour 25 minutes (il s'agit d'une "tomate"), pendant laquelle vous ne serez occupé que par le travail, sans être distrait par rien d'autre. Lorsque la minuterie sonne, faites une pause de cinq minutes, puis démarrez un nouveau bloc. Après trois ou quatre blocs de 25 minutes, faites une pause plus longue et reposez-vous pendant 15 à 30 minutes.

Vous n'êtes pas obligé de respecter strictement ces chiffres: les intervalles de temps peuvent être quelconques, le principal n'est pas trop court - sinon vous n'aurez pas le temps de faire un certain travail sans être distrait. Cette technique est très efficace: pendant un laps de temps où vous ne faites rien d’autre que du travail, vous pouvez en prendre beaucoup plus. En outre, dans les "tomates", vous pouvez mesurer le temps que vous passez sur une tâche particulière - et il est préférable de planifier votre temps.

Pensez à ce que vous pouvez refuser

Il est important d’évaluer correctement et rigoureusement la quantité de travail que vous effectuez. Cela se révélera alors plus rapide. L'entraîneur Mark McCartney conseille de sang-froid de se défaire de tout ce qui est inutile: évaluez les tâches les plus importantes et les plus importantes, et celles que vous pouvez quitter en toute sécurité (ou tenter de déléguer). Selon McCartney, nous acceptons très souvent de faire quelque chose sur la machine, sans nous demander pourquoi cette tâche est importante et si c'est vraiment important.

Une approche critique vous facilite la vie et vous donne la priorité. Dans la pratique, cette recommandation concerne principalement le courrier électronique - réfléchissez à la manière dont vous pouvez optimiser le processus (par exemple, utilisez des modèles ou des réponses automatiques pour les courriers électroniques ne nécessitant pas de réponse réfléchie) et indiquez si tous les messages méritent d’être répondus.

Prendre des pauses

Vous le savez déjà: une personne fatiguée ne peut tout simplement pas travailler efficacement. Souvent, pour faire plus, nous nous efforçons de travailler plus longtemps et sans pauses, bien que cela vaille la peine de faire exactement le contraire. Quiconque a abandonné l'habitude de dormir quelques heures par jour chez l'élève sait par expérience que, si vous dormez suffisamment et que vous vous reposez bien le soir, vous deviendrez beaucoup plus productif et pourrez faire beaucoup plus que si vous veniez travailler à moitié endormi. Aussi, faites une pause autant que possible. Dans le même temps (et vous le savez aussi), la pause doit être de haute qualité: vous ne devez pas vous en tenir au smartphone ou commencer à feuilleter Facebook - il est préférable de vous éloigner de l’ordinateur pendant un moment et de vous distraire du flux d’informations.

Sois honnête avec toi-même

Le conseil le plus important est peut-être que seul vous pouvez comprendre exactement ce qui nuit à votre productivité. Souvent, nous avons moins de temps à cause des habitudes établies - et ici, nous devrions admettre honnêtement que cela vaut la peine de changer. Quand vous arrivez au travail, passez-vous vingt minutes à vous impliquer dans le processus? Aimez-vous boire un café avec un collègue après le déjeuner? Changement constant entre les tâches et ne peut pas se concentrer sur une chose? S'en tenir aux messagers? Tu sais quoi faire.