Comment organiser efficacement l'espace de travail

Alexandra Savina

Nous passons la majeure partie de la journée au travail, que ce soit au bureau ou à la maison. Cependant, nous sacrifions souvent notre propre confort et pensons rarement à la manière dont l'espace autour de nous nous affecte. Si vous avez l’impression que vous n’avez pas le temps et que vous êtes embourbés dans de nombreuses tâches, il est possible que l’affaire soit dans une pile de documents non assemblée sur la table où il est impossible de trouver quoi que ce soit. Nous partageons des conseils qui vous aideront à mieux organiser votre lieu de travail afin de travailler de manière plus productive.

Se débarrasser de l'excès

Avant de commencer à réorganiser le lieu de travail, vous devez éliminer tout ce qui est inutile. Même si vous travaillez de manière plus productive sur une table non nettoyée, éliminer ce qui n’apporte rien de bon ne fera pas de mal. Cela s'applique à tout: papiers de travail, papeterie et toute autre chose - essayez de faire le minimum nécessaire. Jetez de sang-froid ce qui ne vous aide pas dans votre travail: quelques éléments mémorables et une photo préférée dans un cadre n'interféreront pas, mais s'ils sont beaucoup plus grands, ils peuvent prendre une partie sérieuse de la surface de travail.

Nettoyage de printemps tous les quelques mois et gardez-le propre régulièrement. Choisissez l'horaire qui vous convient le mieux (par exemple, 15 minutes à la fin de chaque journée de travail ou une heure le vendredi) et respectez-le - il sera plus facile de maintenir l'ordre et les documents et papiers ne s'accumuleront pas sur la table. Et pour se débarrasser de l’inutile, c’était plus facile, gardez toujours une poubelle près de la table. De plus, en fin de journée, il est utile d’essuyer la table avec un chiffon antibactérien.

Traitez des papiers et des documents

Soyons honnêtes: le papier - la principale source de déchets sur le bureau. Et, bien que nous travaillions avec eux de moins en moins, il n’ya pas autant d’entreprises qui ont complètement opté pour la gestion électronique de documents. Pour faciliter le traitement du flux, vous pouvez disposer de deux bacs ou de deux dossiers sur la table, en fonction du nombre de documents avec lesquels vous devez traiter. Dans le premier, vous devez ajouter tout ce qui est nouveau: applications à la signature, lettres non ouvertes, etc. Dans le second cas, vous devez envoyer les documents que vous avez examinés et qu’il faut traiter ultérieurement, pour que rien ne soit laissé sans attention.

Pour les papiers que vous n’avez pas besoin de traiter pour le moment, mais que vous devez toujours emporter avec vous, il est préférable d’avoir un certain système de stockage. Il ne doit pas s'agir de dossiers familiers: si vous n'avez pas beaucoup d'espace sur la table, vous pouvez essayer de suspendre des bacs spéciaux (par exemple, pour stocker des journaux) au mur. De petites notes, notes et rappels au lieu d'un tableau de liège ennuyeux peuvent être accrochés sur une grille spéciale. Les documents particulièrement importants peuvent être numérisés et stockés sur une copie informatique.

Considérez le système de raccourcis et de déchets - il vous suffira peut-être de simplement signer des dossiers, ou il sera utile de les marquer en couleur afin de trouver plus rapidement ce dont vous avez besoin. Lorsque vous pliez des papiers, demandez-vous si vous en avez vraiment besoin et si vous les contacterez plus tard - la plupart de ce que nous stockons «au cas où», nous ne l'utilisons jamais. Essayez de ne pas démarrer le dossier "Autre" ou "Divers" - le plus souvent, vous oublierez ce qui se trouve exactement.

Essayez d’introduire le principe "Paper-action". Ne laissez pas les documents et les notes simplement sur la table, considérez-les comme une action que vous devez effectuer: par exemple, la carte de visite sur laquelle le numéro de téléphone est écrit est une occasion de créer un nouveau contact sur le smartphone ou de noter dans le journal que vous avez besoin de quelqu'un. appeler

Utilisez des boîtes et autres outils de stockage.

Après avoir traité les documents, faites attention aux autres éléments de votre bureau. Quel que soit le type d’amour choisi, il est préférable de ne pas les garder tout le temps sur la table et d’obtenir au besoin - pour plus d’espace et moins de poussière. Pour les petites choses, vous pouvez, par exemple, utiliser des sous-verres. Dans une boîte ou un récipient séparé, mettez ce que vous n'utilisez pas souvent: par exemple, un trait, une calculatrice ou du ruban adhésif.

Les boîtes, les dossiers et les conteneurs de stockage sont peu coûteux (ils peuvent être trouvés dans le même IKEA), mais ils vous aideront à utiliser l'espace de travail beaucoup plus efficacement, au bureau comme à la maison. Choisissez des matériaux durables qui dureront longtemps - et n'oubliez pas de penser au système d'étiquettes et de déchets, comme c'est le cas avec les papiers.

Gardez les fils en ordre

Afin de rendre le bureau plus propre, vous devez masquer les câbles et les rallonges: vous pouvez acheter un conteneur spécial ou essayer de le fabriquer vous-même - dans une boîte à chaussures. S'il n'y a pas beaucoup d'espace et qu'il n'y a pas de place pour cacher les fils, vous devez au moins les attacher doucement afin qu'ils ne gênent pas et ne soient pas confondus.

Trier les fichiers sur un ordinateur

Un autre point important dans l'organisation de l'espace de travail est le tri des fichiers sur l'ordinateur. Si vous ne l’avez pas encore fait, prévoyez une heure ou deux pour organiser les documents d’une nouvelle manière: c’est effrayant, mais vous vous en remercierez. Tout comme dans le cas des papiers ordinaires, la systématisation et les étiquettes pratiques vous aideront beaucoup. Si vous devez souvent travailler avec différentes versions du même document, il est utile d’envisager un système de nommage compréhensible par tous les employés travaillant à la tâche. En outre, le nom de chaque nouvelle version, vous pouvez ajouter la date et, le cas échéant, l'heure: il sera si facile de comprendre quand les dernières modifications ont été apportées et de comparer les versions.

Les dossiers dont vous n’avez pas besoin pour le moment, mais qui vous seront utiles à l’avenir, peuvent être archivés - il sera donc plus facile de naviguer. Une copie des documents les plus précieux doit être stockée dans le service cloud - au cas où.

Organisez un espace de stockage supplémentaire.

Ce conseil s’adresse avant tout aux personnes qui travaillent à domicile, non seulement avec des documents, mais aussi avec des documents plus volumineux: si vous laissez des papiers sur la table pour le week-end au bureau, ce n’est pas si effrayant qu’à la maison, vous voulez que l’espace soit aussi propre que possible. Tout le monde n'a pas de bureau séparé ni de grand espace de travail, mais dans ce cas, il existe un moyen de sortir. Vous pouvez ajouter des étagères suspendues au-dessus de la table ou organiser un rangement supplémentaire en dessous.

Diviser le lieu de travail en zones

Il s'agit d'une technique utile qui vous aidera à gérer plus efficacement diverses tâches: prenez une place pour travailler devant un ordinateur et dans un espace séparé pour les tâches qui peuvent être résolues sans cela - avec des documents imprimés ou, par exemple, un brainstorming avec un cahier à la main. Même si vous avez une petite table, vous pouvez toujours zoner l'espace: il suffit par exemple de passer de l'autre côté ou de s'asseoir sur un canapé commun.

Si vous travaillez à domicile, il est très important d’attribuer un espace de travail séparé (même s’il s’agit d’une partie d’une table de cuisine ou d’une petite table pliante). Ceci est principalement nécessaire pour séparer la vie professionnelle et la vie personnelle (travailler de chez soi peut être difficile de passer d'un mode à un autre), mais cela peut être utile d'un point de vue plus pratique. Par exemple, il est utile de disposer d'un ordinateur de travail séparé auquel les enfants ne s'approchent pas et qui ne casse pas au moment le plus inapproprié.

Garder les choses à portée de main

Nous pensons que vous appliquez quand même ce principe, mais il sera utile de le répéter. Lorsque vous configurez un bureau à domicile, organisez l’espace et déterminez où telle ou telle chose sera située, commencez par la structure du flux de travail. Les choses les plus nécessaires doivent toujours être à portée de main, sinon laissez-vous guider par la façon dont vous utilisez les objets - par exemple, gardez le papier près de l’imprimante et les autocollants - près de la zone où vous travaillez habituellement avec des documents ou lisez des livres nécessaires au travail.

Prends soin de ce qui te fait te sentir mieux.

En pensant à l’espace de travail, n’oubliez pas le confort, même dans les petites choses. Il est très important de choisir une chaise confortable qui évite les douleurs au dos et au cou, de veiller à un éclairage suffisant (s'il fait noir au bureau, achetez une lampe de bureau) et à tout autre élément susceptible d'améliorer le fonctionnement du bureau - par exemple, un oreiller sous le poignet, aide à prévenir l'apparition du syndrome de tunnel, ou repose-pieds, qui allège la charge sur le dos et le cou.

Ne pas manger à votre bureau

Bien que ces conseils ne se rapportent pas à l'organisation de l'espace, mais à l'organisation du processus de travail, et cela semble évident, ils sont encore souvent négligés - mais en vain. Lorsque vous mangez à votre bureau, vous pouvez manger plus involontairement (lorsque nous sommes occupés, nous ne faisons pas attention à la quantité de nourriture que nous mangeons, même si nous n’avons pas faim, et souvent nous ne choisissons pas les en-cas les plus utiles). En outre, une pause déjeuner (même réduite) contribuera à détourner l'attention des entreprises et à leur permettre de revenir avec de nouvelles forces.

Si vous ne pouvez pas éviter les collations au bureau, choisissez des aliments qui ne s'effritent pas, ne tachent pas et ne tachent pas (il est triste de laisser tomber des miettes sur le clavier ou de verser la soupe sur un ordinateur portable en état de marche), essayez de faire attention et de ne pas déranger les autres (une forte odeur de nourriture peut désagréable avec vos collègues), nettoyez après vous et assurez-vous d’essuyer la table après le dîner.

Photos: CB2, Blu Dot, IKEA, Magasin de design MoMA